Datenschutzrichtlinie des Sportvereins 1927 Queckborn e.V.

 

Informationen für Mitglieder über den Datenschutz nach der Datenschutz-Grundverordnung

 

Vorwort:
Der Sportverein 1927 Queckborn e.V. ist ein kleiner Verein mit derzeit rund 385 Mitgliedern. Das Angebot umfasst den Spielbetrieb Fußball, Breitensport, hierbei insbesondere Gymnastik und Kinderturnen. Der Vereinsvorstand hat sich zum Datenschutz verpflichtet, obwohl die Analyse nicht dazu führt, dass der Verein dauerhaft Daten verarbeitet. Weder die nur einmalige jährliche Bearbeitung der Daten im Rahmen des Beitragseinzuges noch die nur gelegentliche Weitergabe von Daten der Mitglieder an die Übungsleiter kann nach Auffassung des Vorstandes als dauerhafte Bearbeitung klassifiziert werden.
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(1) Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sportverein 1927 Queckborn e.V. (im Folgenden „Verein“ genannt) ist der Kassierer bzw. Kassenwart. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Richtlinie ist dies Herr Ernst Ludwig Sommerfeld. Kontaktdaten sind am Ende dieser Richtlinie aufgeführt.

(2) Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht zu bestellen, da hierfür die Voraussetzungen nicht vorliegen.

(3) Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten (im Folgenden: „Daten“) seiner Mitglieder in automatisierter und nichtautomatisierter Form. Hierbei handelt es sich um folgende Daten:

Name und Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummern (soweit vorhanden Festnetz und Mobil) sowie -falls vorhanden - E-Mail-Adresse. Außerdem werden im Rahmen der Erhebung der Mitgliedsbeiträge die Kontodaten (Bankverbindungsdaten) erfasst und gespeichert. Für den überwiegenden Teil der Mitglieder erfolgt der Beitragseinzug mit Lastschrift (SEPA). Die Einwilligung hierzu wird bereits bei der Aufnahme des Mitgliedes in den Verein von den Beitretenden gegeben.

Unter „Verarbeitung von Daten“ werden z.B. folgende Vorgänge verstanden: Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Verbreiten sowie Löschen von Daten (Artikel 4 Nr. 2 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO).

(4) Die in (3) genannten Daten sind - mit Ausnahme der Bankverbindung - Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein und werden, wenn sie dem Verein diese Pflichtdaten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung im Sinne der DSGVO zur Verfügung stellt.

(5) Die Daten der Mitglieder werden zum Zwecke der Mitgliederverwaltung einschließlich des Beitragseinzugs verwendet. In diesem Zusammenhang werden sie Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis gegeben, wie es deren Ämter oder Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO und hinsichtlich der Bankverbindung Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO.

(6) Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und bereichsspezifischen Datenschutznormen, Satzungen und Ordnungen von Verbänden im Bereich Wettkampf- und Spielbetrieb, sofern dieses im Rahmen des wahrgenommenen Sportangebotes erforderlich ist.

(7) Als Mitglied folgender Hessischer Fachverbände übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten seiner Mitglieder dorthin:

a. Landessportbund Hessen

b. Fußballverband Hessen

c. Turnverband Hessend. Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Ämter, Behörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.

 

Daten: zu a. anonymisierte Daten bei den Jahresmeldungen

zu b. Namen, Geburtsdatum, Sportart

zu b. Die Übermittlung dieser Daten ist erforderlich, damit der Verein und die Mitglieder am Sportbetrieb teilnehmen können, den der jeweilige Verband veranstaltet. Insbesondere zur Erlangung von Spielerpässen und Lizenzen ist dies unabdingbar. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO.

 

(8) Im Zusammenhang mit satzungsgemäßen, öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Wettkämpfe, Sportfeste, Fußballspiele) und Mitgliederversammlungen veröffentlicht der Verein möglicherweise Fotos der Veranstaltung sowie einen Bericht darüber auf seiner Homepage und übermittelt Fotos nebst Bericht womöglich an Zeitungen und Soziale Medien. Ggf. werden auch Ergebnislisten in dieser Weise veröffentlicht/übermittelt.

Es ist davon auszugehen, dass Mitglieder auf den Fotos erkennbar sind. Soweit die Untertexte zu Fotos oder die Berichte auf bestimmte Teilnehmer an der Veranstaltung hinweisen, werden dabei allenfalls Name, Vereinszugehörigkeit sowie Funktion und Aufgabe im Verein veröffentlicht/übermittelt. Auf Ergebnislisten erscheinen neben dem erzielten Ergebnis Vor- und Zuname sowie Verein und Altersklasse.

Dies dient der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, ohne die er seine Satzungszwecke nicht erfüllen kann. Die Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung/ Übermittlung der vorgenannten Daten ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO.

Zumindest überwiegen die Interessen und Grundrechte der Mitglieder nicht gegenüber den berechtigten Interessen des Vereins (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO). Die Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild werden gewahrt.

Fotos einzelner Personen oder weitere Daten veröffentlicht/übermittelt der Verein nur mit Einwilligung der betroffenen Person (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).

(9) Zur Durchführung von Veranstaltungen erstellt der Verein Helferlisten mit den erforderlichen Kommunikationsdaten. Diese Listen werden nur innerhalb des Vereins an Helfer und die Organisatoren der Veranstaltung weitergegeben (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 b) 3 DSGVO). Eine Veröffentlichung der Listen (z.B. im Internet) bedarf der Einwilligung der betroffenen Helfer (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).

(10) Im Zusammenhang mit Jubiläen, Ehrungen (z.B. wegen langjähriger Mitgliedschaft und Arbeit im Verein) sowie Geburtstagen seiner Mitglieder veröffentlicht/übermittelt der Verein Daten und Fotos nur mit Einwilligung des betroffenen Mitglieds (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).

(11) Die Mitgliederdaten werden spätestens 1 Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft archiviert soweit sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen. Das Archiv (ausgeschiedene Mitglieder) wird nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Mitgliederbeziehung beendet wurde) gelöscht.

(12) Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 GS-DVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 GSDVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail bei den in (1) genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.

(13) Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden.

Der Widerruf kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail an die/den in (1) genannte/n Verantwortliche/n gesandt werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

(14) Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Wiesbaden. Homepage: https://datenschutz.

(15) Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung über die Begründung und Durchführung Ihrer Mitgliedschaft. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

(16) Im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich oder durch Satzungen und Ordnungen verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Mitgliedschaft in unserem Verein ablehnen müssen. Insbesondere sind wir zum Teil nach Vorschriften aus Satzungen oder Ordnungen vor allem im Wettkampf- und Spielbetrieb verpflichtet, Sie vor der Teilnahme beispielsweise anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und dabei Ihren Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie Ihre Wohnanschrift zu erheben.

(17) Die Mitgliedsdaten werden derzeit mit dem Programm Vereinsmeister technisch erfasst und bearbeitet.

(18) Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums -EWR) findet grundsätzlich nicht statt.

(19) Sämtliche Mitglieder des Vorstandes sowie die Übungsleiter sind dem Datenschutz verpflichtet. Hierzu haben diese eine Verpflichtungs- und Zustimmungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses nach § 5 BDSG unterschrieben, welche beim Schriftführer des Vereins archiviert sind.

 

Kontaktdaten:
1. Vorsitzender > derzeit nicht besetzt
2. Vorsitzende  Johanna Hofmann Tel.: 0171/3352853, E-Mail: Johanna 1989hofmann@web.de Schriftführer  Jörn Becker Tel.: 06401/8142, E-Mail: joern.becker@yahoo.de
Stellv. Schriftführerin  Janine Stein, E-Mail: janine.stein123@web.de
Kassenwart  Ernst-Ludwig Sommerfeld Tel.: 06401/5444, E-Mail: el.sommerfeld@t-online.de
Sportwart / Abteilungsleiter Seniorenfußball  Manfred Becker Tel.: 06401/8142, E-Mail: mani.becker@t-online.de
Jugendwart / Abteilungsleiter Jugendfußball  Reinhold Schompert Tel.: 06401/1689, E-Mail: rschompert@t-online.de
Abteilungsleiterin Breitensport  Nicole Junker Tel.: 06401/903440, E-Mail: nicole-junker@gmx.net
 

 

 

 

 

 

 

 

 Verarbeitungsliste von Daten (automatisierte Verarbeitung) beim Sportverein 1927 Queckborn e.V.

 

1. Der Sportverein 1927 Queckborn e.V. (im Weiteren „Verein“ genannt) verarbeitet Daten von Mitgliedern im engeren Sinne nur durch eine Person. Derzeit ist dies der Kassenwart/Kassierer des Vereins. Die ggf. erstellten Listen zur Durchführung des Sportbetriebes werden im Einzelfall an die Berechtigten (Verarbeitung im weiteren Sinne) weitergereicht.

 

2. Daten der Mitglieder werden direkt bei diesen erfragt bzw. erhoben (z.B. im Aufnahmeantrag).

 

3. Den Informationspflichten des Vereins wird neben Hinweisen im Mitgliedsantrag durch den Aushang des Vereins sowie durch die Veröffentlichung der Datenschutzverordnung auf der Homepage des Vereins Genüge getan.

 

4. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten § 30 DSGVO

            a. Daten werden erhoben und verarbeitet für Zwecke der Mitgliederverwaltung, Sportbetrieb, Öffentlichkeitsarbeit, Ehrungen,

                Spenden, Meldungen an Fachverbände.

            b. Daten werden nach dem Ausscheiden des Mitgliedes aus dem Verein archiviert bzw. gelöscht soweit keine steuerlichen

                und andere Vorschriften dem entgegenstehen.

            c. Im Einzelnen:

                Personen welche Daten nutzen und/oder verarbeiten

                   1. Kassenwart/Kassierer:                                    Erstellung Bearbeitung:

                                                                                       Mitgliederverwaltung und Beitragseinzug

                                                                                       Meldewesen an Verbände (anonymisiert)

                                                                                       Zuschüsse zur Mitgliedschaft: Meldungen an Job Center

                                                                                       Listen für Jubiläen, Geburtstage etc. von Mitgliedern    

                                                                                       ggf. Abführung von Sozialabgaben bestimmter Personen

                                                                                       Spendenbescheinigungen 

                                                                             

                                                                                                Weitergabe von Listen an:

                   2. Abteilungsleiter/in Breitensport                        Adresslisten und Telefonlisten (teils mit Geburtsdaten) zum Zwecke

                   3. Übungsleiter Kinderturnen                               der Durchführung des Sportbetriebes und Veranstaltungen

                   4. Abteilungsleiter Fußball Senioren                                                                  dto.

                   5. Abteilungsleiter Fußball Jugend                                                                     dto.

                   6. Personen des Orga-Teams (Organisation von Veranstaltungen)                  dto.

 

 

 

Kontaktdaten:
1. Vorsitzender > derzeit nicht besetzt
2. Vorsitzende  Johanna Hofmann Tel.: 0171/3352853, E-Mail: Johanna 1989hofmann@web.de Schriftführer  Jörn Becker Tel.: 06401/8142, E-Mail: joern.becker@yahoo.de
Stellv. Schriftführerin  Janine Stein, E-Mail: janine.stein123@web.de
Kassenwart  Ernst-Ludwig Sommerfeld Tel.: 06401/5444, E-Mail: el.sommerfeld@t-online.de
Sportwart / Abteilungsleiter Seniorenfußball  Manfred Becker Tel.: 06401/8142, E-Mail: mani.becker@t-online.de
Jugendwart / Abteilungsleiter Jugendfußball  Reinhold Schompert Tel.: 06401/1689, E-Mail: rschompert@t-online.de
Abteilungsleiterin Breitensport  Nicole Junker Tel.: 06401/903440, E-Mail: nicole-junker@gmx.net

Übungsleiter/in Kinderturnen:  Nadine Stein Tel.: 0170 1752753

 

 

Kontaktdaten:
Der Vereinsvorstand hat sich zum Datenschutz verpflichtet obwohl die Meinung vertreten wird, dass die nur einmalige jährliche Bearbeitung der Daten im Rahmen des Beitragseinzuges nicht als dauerhafte Bearbeitung zu klassifizieren ist. Auch die Erstellung von Listen zur Aufrechterhaltung des Sportbetriebes und zur Durchführung von Veranstaltungen und deren evtl. Weitergabe an die sportlichen Leiter oder den Organisatoren (Vergnügungsausschuss) erfolgt nur gelegentlich.